Wie man Excel-Dateien für mehrere Benutzer freigibt und eine gemeinsame Arbeitsmappe erstellt.

In diesem Tutorial finden Sie alle Details darüber, wie Sie Excel-Arbeitsmappen mit anderen Personen teilen können, indem Sie sie in einem lokalen Netzwerk oder OneDrive speichern, wie Sie den Benutzerzugriff auf eine freigegebene Excel-Datei steuern und widersprüchliche Änderungen lösen. Wir erklären im Tutorial kurz und knapp, wie Sie excel datei gleichzeitig bearbeiten können und alles aktuell dabei bleibt. Heutzutage nutzen immer mehr Menschen Microsoft Excel für die Teamarbeit. Wenn Sie in der Vergangenheit eine Excel-Arbeitsmappe mit jemandem teilen mussten, konnten Sie sie als E-Mail-Anhang versenden oder Ihre Excel-Daten zum Drucken im PDF-Format speichern. Obwohl schnell und bequem, hat die erste Methode mehrere Versionen desselben Dokuments erstellt, und die zweite Methode hat eine sichere, aber nicht editierbare Kopie erstellt.

Die neuesten Versionen von Excel 2010, 2013 und 2016 erleichtern die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit an Arbeitsmappen. Durch die gemeinsame Nutzung einer Excel-Datei geben Sie anderen Benutzern Zugriff auf das gleiche Dokument und ermöglichen ihnen, gleichzeitig Änderungen vorzunehmen, was Ihnen die Mühe erspart, den Überblick über mehrere Versionen zu behalten.

Wie man eine Excel-Datei teilt

In diesem Abschnitt wird gezeigt, wie Sie eine Excel-Arbeitsmappe für mehrere Benutzer freigeben können, indem Sie sie an einem lokalen Netzwerkspeicherort speichern, wo andere Personen darauf zugreifen und Änderungen vornehmen können. Sie können diese Änderungen verfolgen und akzeptieren oder ablehnen.

Führen Sie bei geöffneter Arbeitsmappe die folgenden Schritte aus, um sie freizugeben:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Review in der Gruppe Changes auf die Schaltfläche Share Workbook.
• Teilen einer Excel-Arbeitsmappe
• Das Dialogfeld Share Workbook wird eingeblendet, und Sie wählen die Option Allow changes by several than one user simultaneously. Dies ermöglicht auch das Zusammenführen von Arbeitsmappen auf der Registerkarte Bearbeitung.
• Erlauben Sie Änderungen durch mehr als einen Benutzer gleichzeitig.
• Wechseln Sie optional zur Registerkarte Erweitert, wählen Sie die gewünschten Einstellungen für die Verfolgung von Änderungen aus und klicken Sie auf OK.

So können Sie beispielsweise Änderungen alle n Minuten automatisch aktualisieren lassen (alle anderen Einstellungen auf dem Screenshot unten sind die Standardeinstellungen).

Wählen Sie die gewünschten Einstellungen für die Verfolgung von Änderungen.
Speichern Sie Ihre Excel-Datei an einem Netzwerkort, an dem andere Personen darauf zugreifen können (der schnellste Weg ist über die Tastenkombination Strg + S).

Jetzt können Sie und Ihre Kollegen gleichzeitig an derselben Excel-Datei arbeiten. Sie können ihre Änderungen akzeptieren oder ablehnen, und nachdem die gewünschten Änderungen übernommen wurden, können Sie die Freigabe der Arbeitsmappe beenden. Im Folgenden finden Sie in diesem Tutorial die Details, wie Sie all dies tun können.

Hinweis. Wenn Microsoft Excel sich weigert, eine bestimmte Arbeitsmappe zu teilen, liegt dies höchstwahrscheinlich an einem der folgenden Gründe:

Arbeitsmappen, die Tabellen oder XML-Maps enthalten, können nicht freigegeben werden. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Tabellen in Bereiche konvertieren und die XML-Karten entfernen, bevor Sie Ihre Excel-Datei freigeben.
Um eine Arbeitsmappe freigeben zu können, müssen einige Datenschutzeinstellungen deaktiviert werden. Gehen Sie zu Datei > Excel-Optionen > Trustcenter, klicken Sie auf die Schaltfläche Trustcenter-Einstellungen…., und deaktivieren Sie unter der Kategorie Datenschutzoptionen das Kontrollkästchen Persönliche Informationen aus Dateieigenschaften entfernen beim Speichern.

Wie man Excel-Arbeitsmappen gemeinsam nutzt und die Änderungsverfolgung schützt.

Wenn Sie nicht nur eine Excel-Datei freigeben möchten, sondern auch sicherstellen möchten, dass niemand die Änderungshistorie ausschaltet oder die Arbeitsmappe aus der gemeinsamen Nutzung entfernt, gehen Sie so vor:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Review in der Gruppe Changes auf die Schaltfläche Protect and Share Workbook.
• Das Dialogfenster Shared Workbook schützen wird eingeblendet, und Sie aktivieren das Kontrollkästchen Sharing with track changes.
• Geben Sie ein Passwort in das Feld Passwort (Optional) ein, klicken Sie auf OK, und geben Sie dann das Passwort erneut ein, um es zu bestätigen.

Obwohl die Eingabe eines Passworts optional ist, sollten Sie es besser tun. Andernfalls ist es wenig sinnvoll, diese Option zu verwenden, da jeder in der Lage wäre, den Schutz zu entfernen und so die Freigabe der Arbeitsmappe zu stoppen.